Atleti, tesseramenti e famiglie: la tua società è pronta per le nuove iscrizioni?

Per molte ASD e SSD l'inizio della nuova stagione coincide con un momento ben preciso: l'apertura delle iscrizioni. È qui che la società raccoglie i dati degli atleti, acquisisce i documenti, procede ai tesseramenti, controlla i certificati medici, comunica le quote e stabilisce le regole che accompagneranno atleti e famiglie durante l'anno.

Ed è proprio in questa fase che una buona organizzazione può fare la differenza.

Il terzo capitolo della Guida del Dirigente Sportivo – Checklist di inizio stagione per ASD e SSD è dedicato proprio a atleti, tesseramenti e famiglie.

Il modulo di iscrizione è davvero aggiornato?

Uno degli errori più semplici da commettere è anche uno dei più frequenti: prendere il modulo dell'anno scorso, cambiare la stagione e ricominciare a utilizzarlo. Ma nel frattempo qualcosa potrebbe essere cambiato.

Dati richiesti, autorizzazioni, regolamenti, condizioni economiche, informativa privacy, informativa safeguarding: prima di riaprire le iscrizioni è opportuno verificare che tutta la modulistica sia ancora coerente con le effettive procedure della società.

Iscrizione, tesseramento e qualifica di socio

Sono tre concetti che nella pratica vengono ancora frequentemente sovrapposti. E invece iscriversi all'attività, essere tesserati ed essere soci dell'associazione non sono la stessa cosa. Anche la modulistica dovrebbe tenere conto di questa distinzione. Troppo spesso, invece, ho notato confusione sia sotto il profilo documentale che sotto l'aspetto gestionale.

Quando gli atleti sono minorenni

Qui l'attenzione deve necessariamente aumentare. Chi può sottoscrivere i documenti? Sono state predisposte le autorizzazioni necessarie? Come viene gestito il ritiro del minore? E le trasferte o il trasporto degli atleti? Sono tutti aspetti che sarebbe meglio disciplinare prima che si presenti il problema concreto.

La Guida dedica specifiche sezioni agli atleti minorenni, alle deleghe per il ritiro e all'organizzazione di trasferte e trasporti.

Certificati medici: non basta raccoglierli a settembre

Un altro controllo fondamentale riguarda i certificati medici. La questione non è soltanto verificare che siano presenti all'inizio dell'attività. Quando scadono? Chi controlla le scadenze durante la stagione? Non tutte le società dispongono di un gestionale che si occupa di questi passaggi.

Per questo, tra gli strumenti suggeriti nella Guida, c'è anche la predisposizione di uno scadenziario dei certificati medici.

Quote, regolamenti e comunicazioni con le famiglie

Quanto costa l'attività? Cosa comprende la quota? Quali sono le modalità di pagamento? Cosa succede in caso di interruzione?

E ancora: le famiglie conoscono il regolamento della società? Sono state definite regole per fotografie e video? Come vengono utilizzati i gruppi WhatsApp?

Anche questi aspetti fanno parte dell'organizzazione del rapporto tra società, atleta e famiglia e trovano spazio nel terzo capitolo della Guida.

Avete un vero “pacchetto iscrizione”?

È forse la domanda più importante. L'obiettivo dovrebbe essere quello di predisporre prima dell'apertura delle iscrizioni un pacchetto documentale completo e coordinato.

Modulo di iscrizione, documentazione per il tesseramento, certificato medico, autorizzazioni, informative, regolamenti e tutto ciò che sarà necessario durante l'anno. La Guida dedica proprio a questo tema la parte conclusiva del capitolo, prima della relativa checklist.

Perché una segreteria organizzata non dovrebbe trascorrere la stagione a rincorrere documenti mancanti.

La vostra procedura di iscrizione supererebbe il check-up?

Provate a rispondere: i moduli sono aggiornati? I tesseramenti vengono gestiti correttamente? Le autorizzazioni per i minorenni sono complete? I certificati medici hanno uno scadenziario? Quote e condizioni sono chiare? Le famiglie conoscono le principali regole della società?

Se qualche risposta non è immediata, probabilmente c'è qualcosa da verificare prima della nuova stagione.

La Guida del Dirigente Sportivo

Atleti, tesseramenti e famiglie è la terza delle otto aree affrontate nella Guida del Dirigente Sportivo – Checklist di inizio stagione per ASD e SSD.

Uno strumento operativo da tenere sulla scrivania e utilizzare durante tutta l'annata per controllare documenti, procedure e stato di salute della propria società.

Perché una stagione ben organizzata comincia prima che gli atleti entrino in campo.

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