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Organizzazione economica: quanto costa davvero la stagione della tua società?
Programmare una nuova stagione significa scegliere allenatori, organizzare squadre e corsi, iscriversi ai campionati, programmare trasferte e attività. Ma significa anche rispondere a due domande molto semplici: quanto costerà tutto questo? E con quali risorse lo finanzieremo?
La sostenibilità economica dovrebbe essere verificata prima dell'inizio della stagione, non quando iniziano ad arrivare le fatture. È da questo principio che parte il sesto capitolo della Guida del Dirigente Sportivo – Checklist di inizio stagione per ASD e SSD.
Avete predisposto un budget?
Una ASD o SSD non ha necessariamente bisogno di strumenti finanziari complessi. Ha però bisogno di conoscere i propri numeri. Quanto prevediamo di incassare? Quanto prevediamo di spendere? Quale margine di sicurezza abbiamo? Anche un semplice foglio di calcolo può essere sufficiente, purché consenta al Consiglio Direttivo di assumere decisioni sulla base di dati realistici.
E soprattutto occorre evitare un errore: considerare come certe entrate che certe ancora non sono, come uno sponsor non ancora contrattualizzato, un contributo soltanto richiesto o un numero di iscritti superiore a quello realisticamente prevedibile.
Budget e disponibilità di cassa non sono la stessa cosa
La stagione può essere economicamente sostenibile sulla carta e creare comunque problemi in determinati momenti dell'anno. Per questo nella Guida al budget viene affiancato anche il piano di cassa: non basta sapere quanto entrerà e quanto uscirà complessivamente, occorre considerare anche quando avverranno incassi e pagamenti.
Quanto costa realmente ogni attività?
Squadre, corsi e settori possono avere costi molto differenti. Impianti, tecnici, trasferte, tesseramenti, materiale, iscrizioni alle competizioni: conoscere il costo reale delle diverse attività aiuta anche a prendere decisioni più consapevoli sulla loro organizzazione e sulla determinazione delle quote.
E poi c'è un altro tema spesso sottovalutato: gli insoluti. Stabilire le quote è soltanto il primo passaggio. Occorre anche sapere quanto è stato effettivamente incassato e quali somme risultano ancora da riscuotere.
Lavoratori, sponsor, contributi e contratti
Il capitolo affronta poi alcune delle principali voci che possono incidere sull'equilibrio economico della società. Quanto costeranno complessivamente lavoratori e collaboratori? Le sponsorizzazioni sono correttamente formalizzate? Quali contributi pubblici sono effettivamente disponibili? Quali contratti generano costi ricorrenti durante l'anno? Le coperture assicurative sono state verificate?
Sono tutte domande che dovrebbero trovare una risposta prima, e non quando emerge una difficoltà.
Chi può spendere i soldi della società?
Organizzazione economica significa anche avere procedure interne chiare. Chi può effettuare un pagamento? Chi può assumere un impegno economico in nome della società? Come vengono conservati i documenti? Il Consiglio Direttivo conosce realmente l'andamento economico?
La Guida dedica attenzione anche a tracciabilità dei pagamenti, poteri di spesa, documentazione contabile e condivisione periodica dei numeri con il Direttivo.
Il check-up economico della società
Provate quindi a rispondere ad alcune domande: abbiamo un budget della stagione? Le entrate previste sono realistiche? Sappiamo quando dovremo sostenere le principali uscite? Conosciamo il costo delle nostre attività? Monitoriamo incassi e insoluti? Abbiamo verificato sponsor, assicurazioni e contratti ricorrenti? Il Consiglio Direttivo conosce realmente la situazione economica?
Se qualche risposta non è immediata, probabilmente anche l'organizzazione economica merita un controllo.
La Guida del Dirigente Sportivo
Organizzazione economica è la sesta delle otto aree affrontate nella Guida del Dirigente Sportivo – Checklist di inizio stagione per ASD e SSD: dal budget al piano di cassa, dalle quote agli insoluti, fino a sponsorizzazioni, contributi, assicurazioni, pagamenti, rendiconto e fondo per gli imprevisti.
L'obiettivo non è trasformare Presidenti e dirigenti in esperti di finanza. È molto più semplice: sapere quanto la società può permettersi di spendere e prendere decisioni conoscendo i propri numeri.
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