Preparare la nuova stagione sportiva: la check-list legale e organizzativa per ASD e SSD

L'estate rappresenta, per molte associazioni e società sportive dilettantistiche, un momento di pausa dall'attività agonistica. Proprio per questo motivo è anche il periodo migliore per fare ordine, verificare la propria organizzazione interna e predisporre tutto ciò che servirà per affrontare la nuova stagione in modo sereno.

Molto spesso, infatti, durante l'anno si corre dietro alle urgenze: allenamenti, gare, trasferte, tesseramenti, problemi quotidiani. La conseguenza è che alcuni adempimenti vengono rinviati oppure affrontati in modo superficiale.

Arrivare preparati a settembre significa invece ridurre il rischio di contestazioni, evitare errori di carattere amministrativo e consentire ai dirigenti di concentrarsi esclusivamente sull'attività sportiva.

Prima di continuare, però, alcune "informazioni di servizio":

• se ti interessano argomenti di sport e diritto, segui Margini Sports Law su INSTAGRAM 

• alla fine dell'articolo, potrai scaricare, in pdf, una "Check-list di inizio stagione", con caselle da spuntare, da utilizzare per la tua ASD / SSD

• sto preparando una Guida pratica alla preparazione della nuova stagione sportiva, pensata per presidenti, dirigenti e segretari di ASD e SSD. Sarà uno strumento operativo, ricco di check-list, consigli pratici ed esempi concreti, che ti aiuterà a verificare se la tua società è realmente pronta ad affrontare la stagione 2026/2027 dal punto di vista organizzativo, amministrativo e giuridico. La guida sarà completamente gratuita e verrà pubblicata entro il 31 agosto 2026. Se desideri riceverla direttamente nella tua casella e-mail non appena sarà disponibile, compila il modulo seguente. Sarai tra i primi a riceverla --> Voglio ricevere gratuitamente la Guida

Di seguito si propone una check-list pratica dei principali aspetti che, a mio avviso, ogni ASD e SSD dovrebbe verificare prima della ripresa della stagione.

(1) Rapporti di lavoro sportivo e volontariato

La prima verifica riguarda tutte le persone che opereranno all'interno del sodalizio. È opportuno individuare con precisione chi dovrà essere inquadrato come:

• lavoratore sportivo (con eventuale verifica del c. d. "mansionario" - CLICCA QUI);

• volontario sportivo;

• collaboratore amministrativo-gestionale;

• professionista autonomo;

• collaboratore occasionale.

Per ciascuna posizione è consigliabile verificare:

• la corretta qualificazione del rapporto;

• la predisposizione dei relativi contratti (CLICCA QUI) o lettere di incarico;

• gli adempimenti previsti dal D. Lgs. 36/2021;

• le comunicazioni obbligatorie e gli eventuali adempimenti sul Registro delle Attività Sportive Dilettantistiche (RASD) o da svolgere tramite i canali ordinari;

• gli adempimenti in materia di sicurezza nei luoghi di lavori ex D. Lgs. 81/2008 (redazione DVR, nomina RSPP, informativa e formazione ai lavoratori - CLICCA QUI)

Particolare attenzione merita anche il volontariato sportivo (CLICCA QUI), che deve essere gestito nel rispetto della normativa vigente, distinguendolo chiaramente dal lavoro sportivo.

Per ogni operatore si consiglia di adottare una delibera dell'organo direttivo che stabilisca l'inquadramento contrattuale e l'importo del compenso o rimborso.

(2) Moduli di iscrizione

Molte ASD e SSD utilizzano moduli predisposti anni fa senza averli mai aggiornati. Prima dell'inizio della stagione è consigliabile verificare che il modulo di iscrizione:

• contenga tutti i dati realmente necessari;

• sia conforme alla normativa vigente;

• distingua chiaramente la domanda di tesseramento sportivo dall'eventuale domanda di ammissione a socio;

• richiami correttamente regolamenti e documenti della società;

• sia coordinato con la disciplina privacy.

Un modulo ben strutturato evita numerosi problemi successivi.

(3) Privacy: informativa e gestione dei dati

La protezione dei dati personali continua ad essere uno degli aspetti più sottovalutati. Ogni club dovrebbe verificare:

• l'aggiornamento dell'informativa privacy;

• le modalità di raccolta dei consensi quando effettivamente necessari;

• la corretta gestione delle fotografie e dei video;

• le procedure di conservazione della documentazione;

• chi abbia accesso ai dati degli atleti e dei tesserati.

Anche il semplice utilizzo di gruppi WhatsApp, piattaforme online o software gestionali merita un'attenta valutazione sotto il profilo della protezione dei dati personali. Si consiglia di adottare il Registro dei trattamenti dei dati ai sensi dell'art. 30 del GDPR.

(4) Liberatorie e autorizzazioni

Particolare attenzione deve essere dedicata agli atleti minorenni. È opportuno verificare di avere raccolto tutte le autorizzazioni necessarie, tra cui, ad esempio:

• utilizzo di immagini e video;

• autorizzazioni alle trasferte;

• autorizzazioni per eventuali attività extra-sportive;

• autorizzazioni previste dai protocolli safeguarding;

• eventuali deleghe per il ritiro dei minori.

Predisporre una modulistica completa fin dall'inizio della stagione evita continue richieste alle famiglie durante l'anno: CLICCA QUI per scaricare gratuitamente alcuni moduli per i minori che puoi utilizzare fin da subito.

(5) Certificati medici

Prima dell'avvio degli allenamenti è fondamentale verificare la posizione sanitaria di ciascun atleta. Occorre controllare:

• la validità dei certificati medici;

• la corretta tipologia di certificazione richiesta;

• le relative scadenze;

• le procedure interne per impedirne l'utilizzo oltre il termine di validità.

La partecipazione all'attività sportiva senza certificazione valida può comportare responsabilità rilevanti per la società e per i presidenti.

(6) Safeguarding

Dopo l'entrata in vigore della relativa disciplina, il safeguarding rappresenta ormai un elemento strutturale dell'organizzazione delle ASD e SSD.

Prima della ripresa della stagione è opportuno verificare che siano presenti e aggiornati:

• il Modello Organizzativo e di Controllo dell'Attività Sportiva (CLICCA QUI);

• il Codice di Condotta;

• la nomina del Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni, che deve essere dotato di competenza, autonomia e indipendenza anche rispetto all'organizzazione sociale (CLICCA QUI);

• le procedure interne di segnalazione;

• l'informativa rivolta a tesserati, tecnici e famiglie;

• la pubblicazione e la diffusione della documentazione prevista.

Il safeguarding non deve essere considerato un semplice adempimento formale, ma uno strumento concreto di prevenzione e tutela. Una sua mancata attivazione può comportare responsabilità rilevanti in capo ai dirigenti (CLICCA QUI).

(7) Soci, organi sociali e vita associativa

Per le associazioni sportive questo è probabilmente uno degli aspetti più delicati. Prima dell'inizio della stagione è consigliabile verificare:

• l'elenco aggiornato dei soci;

• le eventuali domande di ammissione ancora da deliberare;

• la regolare tenuta del libro soci;

• la composizione del Consiglio Direttivo;

• il rispetto delle procedure previste dallo statuto.

Una corretta gestione della vita associativa costituisce uno degli elementi maggiormente verificati in caso di controlli. Troppe volte ho notato confusione tra soci e tesserati, che invece devono essere gestiti in maniera distinta (CLICCA QUI). Se vuoi scaricare gratuitamente alcuni moduli associativi CLICCA QUI.

(8) Bilancio, budget e sostenibilità economica

L'inizio della stagione dovrebbe coincidere anche con una pianificazione economica. È opportuno predisporre un budget realistico che tenga conto di:

• quote associative;

• quote di frequenza;

• sponsorizzazioni;

• contributi pubblici;

• costi del personale;

• utilizzo degli impianti;

• trasferte;

• acquisto di attrezzature;

• assicurazioni;

• spese impreviste.

Una buona pianificazione consente di assumere decisioni più consapevoli durante tutta la stagione.

(9) Sponsorizzazioni e accordi commerciali

Molte sponsorizzazioni vengono concordate verbalmente oppure formalizzate in modo approssimativo.

Prima dell'avvio dell'attività è consigliabile predisporre contratti chiari che disciplinino:

• importi;

• modalità di pagamento;

• durata;

• diritti di utilizzo del marchio;

• obblighi promozionali della società;

• eventuali cause di risoluzione.

Un contratto ben redatto tutela sia la società sia lo sponsor. Vuoi scaricare gratuitamente un fac-simile di contratto di sponsorizzazione? CLICCA QUI.

(10) Regolamenti interni

Prima dell'inizio della stagione sportiva è il momento ideale anche per aggiornare tutti i regolamenti della società. Ad esempio:

• regolamento interno;

• regolamento disciplinare (da coordinare con Modello Organizzativo e Codice di Condotta);

• regolamento per gli accompagnatori;

• regolamento per l'utilizzo degli impianti;

• procedure amministrative.

Regole chiare aiutano a prevenire molti conflitti durante la stagione e a definire le varie responsabilità interne.

(11) Coperture assicurative

Durante questo periodo, vale la pena verificare anche:

• le polizze della società;

• le coperture per dirigenti e volontari;

• eventuale responsabilità civile verso terzi;

• coperture integrative rispetto a quelle federali.

Una verifica preventiva può evitare spiacevoli sorprese in caso di sinistro. Si ricorda che i volontari sportivi devono essere obbligatoriamente assicurati per la responsabilità civile verso terzi, ai sensi dell'art. 29 D. Lgs. 36/2021.

(12) Archivio documentale

Infine, è utile controllare che tutta la documentazione sia facilmente reperibile. Una società ben organizzata dovrebbe poter individuare rapidamente:

• statuto;

• verbali assembleari;

• verbali del Consiglio Direttivo;

• libro soci;

• contratti;

• documentazione safeguarding;

• certificati medici;

• documentazione privacy;

• contratti di sponsorizzazione;

• documentazione relativa ai lavoratori sportivi e ai volontari.

Anche l'organizzazione dell'archivio rappresenta un indice di buona gestione, che può "salvare" la società in caso di controllo: CLICCA QUI.

Conclusioni

La preparazione della nuova stagione sportiva non riguarda soltanto gli aspetti tecnici o agonistici. Una società ben organizzata nasce soprattutto da una corretta pianificazione amministrativa, gestionale e giuridica.

Dedicate qualche giornata estiva a controllare documenti, procedure e scadenze. È un investimento di tempo che, nella maggior parte dei casi, consente di evitare errori, contestazioni e costi ben più elevati durante l'anno.

Ogni realtà ha caratteristiche differenti e non esiste una check-list valida per tutti. Tuttavia, partire da una verifica complessiva della propria organizzazione rappresenta senza dubbio il modo migliore per affrontare con serenità la nuova stagione sportiva.

La vera differenza non la fa la quantità di documenti presenti in archivio, ma la loro correttezza, il loro aggiornamento e il fatto che vengano realmente applicati nella gestione quotidiana della società. Operare nella maniera più corretta e opportuna consente, infatti, di non correre rischi in caso di controllo e di concentrarsi serenamente sull'organizzazione e sullo sviluppo della propria attività sportiva, senza intoppi.

Oggi è possibile raggiungere questo obiettivo in modo veloce, sicuro e professionale grazie al servizio CHECK-UP per ASD e SSD!

Prima dell'ultima considerazione sul futuro di ASD e SSD, ti propongo il file pdf "Check-list di inizio stagione", con caselle da spuntare, da utilizzare subito per la tua ASD / SSD:

Checklist_Inizio_Stagione_ASD_SSD_Margini_Sports_Law.pdf

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Uno sguardo al futuro: la compliance nelle ASD e SSD

Negli ultimi anni la gestione delle associazioni e delle società sportive è cambiata profondamente. Oggi non è più sufficiente organizzare allenamenti, tesseramenti e competizioni: ai dirigenti è richiesto anche di garantire una gestione corretta sotto il profilo organizzativo, amministrativo e giuridico.

È qui che entra in gioco il concetto di compliance.

Con questo termine si intende l'insieme delle procedure, dei controlli e delle buone prassi che consentono a un'organizzazione di operare nel rispetto della normativa applicabile, prevenendo errori, contestazioni e responsabilità.

Per una ASD o una SSD, fare compliance non significa riempire gli armadi di documenti o aumentare inutilmente la burocrazia. Significa, piuttosto, costruire un'organizzazione solida, nella quale ogni procedura sia chiara, ogni documento sia aggiornato e ogni responsabilità sia correttamente attribuita.

La riforma dello sport, gli adempimenti in materia di lavoro sportivo, il safeguarding, la tutela dei dati personali, la sicurezza e gli obblighi organizzativi introdotti negli ultimi anni dimostrano che questo approccio non rappresenta più una scelta riservata alle realtà più strutturate, ma un'esigenza che riguarda ormai tutte le società sportive, indipendentemente dalle loro dimensioni.

Sono convinto che nei prossimi anni la compliance diventerà uno dei principali strumenti di prevenzione e di buona gestione nel mondo dello sport dilettantistico. Per questo motivo, dopo l'estate, dedicherò una serie di approfondimenti a questo tema, con l'obiettivo di offrire indicazioni pratiche e strumenti utili per aiutare ASD e SSD a costruire modelli organizzativi sempre più efficienti, sicuri e conformi alla normativa.

Perché una società sportiva ben organizzata non è soltanto una società "in regola": è una società più credibile, più affidabile e, soprattutto, più libera di concentrarsi su ciò che conta davvero, ovvero promuovere lo sport e far crescere i propri atleti.

Margini Sports Law

Consulenza giuridico-sportiva per società e operatori dello sport

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